ACCESSのレポート機能は素晴らしいですが、使いこなせていない人も多いのではないでしょうか?

なんとなく、レポート機能は、軽んじているところもあります。

現代は、ペーパーレス化なので、レポートをPDFに変換するVBAを紹介します。

レポートをPDFへ出力

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

以前、ExcelファイルをPDFに自動変換する記事を紹介しました。

ACCSSには、レポート機能があり、とても便利です。

さすがに、プレゼン資料作成は厳しいと思いますが、カンタンなミーティング等で利用するには重宝します。

しかし、ACCESSは、レポートよりも、色々勉強することがあり、レポートまで、手が回りません。

また、印字するよりも、PDFのほうが、スマートな感じがします。

レポートは不要と思わず、便利な機能を使いこなしましょう。

このブログはこんな人にお勧め

今回のテーマ
  • ACCESSを勉強している人
  • ACCESSのVBAを勉強している人
  • ACCESSのレポート機能を使っていない人

このブログを、読み終わるころには・・・・

ACCESSのレポート機能が、便利だということが理解できると思います。確かにEcxcelへ転送して、装飾をするのもいいかもしれません。

しかし、例えば、身内で在庫数を確認するときなどは、むしろ、ACCESSのみで完結させたほうが業務は、より、スマートになります。

PDFを利用するメリット

今更かもしれませんが、PDFを利用するメリットは下記の通りです。

  1. 開く機種やOSを選ばず、ほとんどの端末で閲覧可能
  2. ファイルサイズが小さく、ダウンロードが早く、メールで送付もしやすい
  3. パスワード制限や暗号化が可能で、セキュリティの面でも安全性が高い
  4. 特別なアプリケーションがなくてもワード、エクセルなどから作成が可能
  5. 紙と同じように扱うことも可能。コメントを書き込んだり、ハイライトを入れることも可能
  6. デジタル文書ならではのメリット!文字の検索が可能!

確かに、Excelでファイルを送信するより、便利そうです。

現在では、契約書も、PDF化ですね。

レポートをPDF 作業手順 その1 データベース確認


このようなデータベースをPDFへ変換します。

レポートをPDF 作業手順 その2 レポートを作成する



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レポートを作成したいテーブルまたは、クエリを開いて、レポートをクリックするとレポートが一瞬で作成されます。

必ず、クエリを作成してから、レポートを作成してください。

なぜ、クエリを作成するかという理由は、割愛しますが、テーブルから直接のレポート作成は、極力さけてください。

レポートをPDF 作業手順 その3 VBAのコード

Callステートメントで、標準モジュールから、PDF出力を呼び出します。


こんな感じです。

ExcelのPDF化よりも楽ですね。


こんな感じで、あっという間にPDFが作成できます。

ここがポイント

Function8.png
ACCESSには、データベースの抽出結果をレポートにできるという技があります。これは、使い慣れると便利です。但し、私の経験上、印刷設定に関しては、Excelのほうが格段に上です。しかし、Excelばかりを利用しても、脳は退屈なだけなので、新しい知識を脳に入れて、カツを入れてください。

使いこなせると便利なものです。

動画とブログでわかりやすくExcelとACCESSを紹介しています

まとめ

PDFは本当に、実務でよく使います。

カンタンなコードですので、ぜひ、使ってみてください。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。

今回のサンプルファイルは、No217です。

サンプルファイルを購入希望の方はココをクリック
ネットや基本書で調べるはやめてください

わからない事を延々と考えるのは、無駄です。

  • なんで作動かないの?
  • もうやだ!VBAなんか嫌い!
  • ネットで調べても情報がない!

必ず作動するコードが、ここにあります。

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