データを抽出するときは、1件のみという事は、ほとんどありません。

検問等の個人照会なら話は別です。

通常は、メーカー毎の部品をすべて検索するというような場合です。

そんな時は、ACCESSを利用すると便利です。

レポート機能を利用して、グループ毎に抽出する

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

良くあるあるですが、グループ毎に抽出とは、実務であるあるです。

例えば、クラス毎の偏差値を出すというようなシーンです。

しかし、Excelで実行するなら、結構面倒な気がします。

ACCESSなら、とてもカンタンです。

しかも、レポート機能を利用しますので、カンタンな印字もできます。

ペーパーレス化とは言え、紙で提出しないと気が済まない上司もいますので、その辺も対応するようにしましょう。

このブログは、こんな人にお勧め

今回のテーマ
  • ACCESSを勉強している人
  • ACCESSの検索フォームを作成している人
  • グループ毎にデータを抽出したい人

解決

グループ毎の抽出は、良くNETでも見かけます。その場合は、大体、クエリの解説で終わっています。しかし、クエリのままなら、汎用性がありません。

作成したクエリを元に、検索フォームを作成して、レポートで抽出します。

クエリ、検索フォーム、レポートを連動

今回は、ACCESSのフルコースです。

最強の検索フォームでも少し紹介しましたが、レポートを軽んじてはいけません。

レポートは地味ですが、使いこなすと本当に便利です。

PDFという方法もありますが、セクション内で情報共有するにはとても便利です。

グループ毎の抽出 作業手順 その1 データベース確認



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競馬ネタですが、参考になると思います。

あらかじめ、クエリに●、▼の印をつけます。

●⇒的中

▼⇒不的中

このような目印をつけます。

入力フォームなら、テーブルをソースにしてもいいと思います。

しかし、検索フォームなら、クエリを利用したほうがいいです。

なぜ、クエリなのかというと、上の図のように、いともカンタンに、印をつけることが出来るからです。

入力時に、印を入力してもいいのですが、必ず、ミスが発生します。

上記のデータは、5月15日、5月16日のデータのみですが、2日間で、970件あります。

このような大量のデータ処理は、クエリを使う事が最適です。

グループ毎の抽出 作業手順 その2 グループを作成する

このような、クループもクエリを利用すれば、カンタンです。

ACCESSは、このグループをカンタンに抽出できます。

グループ毎の抽出 作業手順 その3 検索方法を考える

検索専用のテキストボックスを作成するのもいいです。

今回は、競馬ですが、規則性はあるものの、競馬のグループ毎の抽出は、16桁の数字の組合せです。

このクエリ、検索フォーム、レポートの連携は、色々なシーンで利用できます。

例えば、在庫管理の時は、商品番号等で検索します。

その時に、商品番号を入力するという事は、現実的ではありません。

自社の商品等は言え、商品番号を記憶している社員はいないと思います。

なので、ボタン一発で抽出できるようにします。

グループ毎の抽出 作業手順 その4 検索ボタンを設置する

すべての行にボタンを設置する必要はありません。

ボタンを1個設置することで、すべてのデータ分のボタンを設置できます。

このようなことは、ACCESSにしかできないと思います。

グループ毎の抽出 作業手順 その5 検索コードを仕込む

たった1行のコードです。


こんなコードはNETでカンタンに検索もできます。

要するに、しっかりとしたクエリさえ作成すれば、ACCESSは、検索コードなんてカンタンです。


こんな感じで、グループ毎の抽出が出来ました。

グループ毎の抽出 余談 条件付き書式


ACCESSで条件付き書式は、あまり使わないと思います。

しかし、レポートに限っては、使うこともあります。

もちろん、様々な装飾をするならば、Excelに転送して、装飾をするのもありです。

条件付き書式に関しては、Excelと変わりません。

ここがポイント

ここがポイント
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人生には、アイテムは、1つではありません。Excelしか知らない人は、ぜひ、ACCESSを学んでください。グループ毎の抽出は、実務でもあるあるですが、難しいことを学ばなくても、ACCESSなら、一瞬です。
動画とブログでわかりやすくExcelとACCESSを紹介しています

まとめ

今回は、ではなく、今回も競馬ネタですが、クエリ、フォーム、レポートの連携を紹介しました。

特に難しくはないと思います。

今回も最後までお読みいただきありがとうございました。

今回のサンプルファイルは、ありません。

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