ACCESSを利用するときは、初めからデータベースを作成するということは、ほとんどありません。

通常はデータベースの元となる、CSVファイルや、Excelがあります。

しかし、本当にデータベースを、最初から作成するときはどのようにしますか?

データベースを作成するときは、フォーム以外から入力しない

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

前回は、主キーがないときに、どのようにデータベースを作成するかという内容を紹介しました。

今回は、データベースをはじめからどのように作成するのかを紹介します。

真っ新のACCESSに、テーブルを作成して、フォームを作成して・・・・・・・・

そして、自分なりのデータベースを作成するという手順です。

しかし、完成までは、過去の私の動画を参照してください。

今回は、真っ新な状態から、データを入力するまでのお話です。

ここも、重要です。

データベースを作成する際に、テーブルに直入力をしている人がいますが、絶対にやめましょう。

また、Excelでデータベースを作成して、ACCESSに貼り付ける人もいますが、やめた方がいいです。

特に理由はありませんが、ACCESSには、フォームをいう素晴らしいアイテムが用意されています。

いつも思うのですが、テーブルや、クエリに、直入力していく人は、Excelのスキルしかない人です。

正しくは、ACCESSのフォームを利用しましょう。

今回も競馬ネタですが、題材が競馬であり、考え方は、実務でも利用できますので、最後まで読んでいただければ幸いです。

このブログはこんな人にお勧め

今回のテーマ
  • ACCESSでフォームを勉強している人
  • 自分でデータベースを作成している人
  • テーブルや、クエリに直入力している人

このブログを、読み終わるころには・・・・

ACCESSの入力フォームの利用の仕方が理解できます。このフォームに関しては、ACCESSでVBAを利用するシーンがたくさんあります。

このフォームに関して言えば、VBAを利用して、出来るだけ作業を簡略化するという考え方がありです。

しかし、派手なVBAを作成するより、正確なデータ入力ができるように、フォームを設計しましょう。

そのためには、エンドユーザーが利用しやすいフォームを作成することが重要になります。

できるだけ、コンボボックスは利用しない

ACCESSを利用して、最初にやりたいことは、コンボボックスの連動でしょう。

しかし、コンボボックスの連動を記載している書籍は、ごく少数でしょう。

私も、ACCESS初心者の頃は、そう思っていました。

今になって理解しましたが、コンボの連動など、需要がないのです。

こんなに便利になったよ。と思っても、エンドユーザーからすると、

長い、長い、コンボボックスから選択するのは、意外に面倒です。

選択ミスをすると、また長い長いコンボボックスから選択するって、私なら嫌です。

その意味も込めて、最強の選択フォームをいう動画を作成したのです。

今回は、その最強の選択フォームをどのように利用するのか?

そして、出来るだけ、クリックのみでデータベースを作榮したいと思います。

データベース作成 作業手順 その1 騎手の名前でデータベースを作成



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上の赤枠が、Target、いわゆる、主幹システムから、吐き出したCSVファイルです。

最強の選択フォームでは、ア行~ワ行でレコードフィルターをかけます。

しかし、騎手の名前にふりがながないです。

そんな時は、PHONETIC関数(フォネティック)があります。


しかし、この関数は、Excelへデータをコピペしたときは、無意味なのです。

VBAで、カナをふる

コードは、超カンタンです。

ループが理解できていれば、特になんてことはありません。


データベース作成 作業手順 その2テーブルを差し替える

以前、紹介した最強の選択フォームです。

この選択フォームのデータベースを差し替えます。


MT_取引先と、F_取引先以外は不要なので削除しましょう。

やっぱり面倒だから、MT_取引先も削除します。


Excelのデータを貼り付けると、エラーが出ます。

それは、騎手が重複しているからです。

エラーは無視してOKを押します。



騎手データが完成しました。

データベース作成 作業手順 その3 最強の選択フォームの手直

反映されないフィールドは削除します。

VBAを一部変更します。

これで完成しました。

データベース作成 作業手順 その4 選択した値をフォームに転送

その前に、1つ、ACCESSのオプションで細工をします。


タブがなくなり、ウィンドウを重ねて表示できます。


この入力フォーム起動をクリックすると、選択フォームが軌道して、

選択した値を、データべース作成用にフォームに飛ばしてくれます。


値を転記するコードは下記の通りです。


但し、このコードは、F_入力が開いていないとエラーになります。

この点だけ注意をしてください。

ここがポイント

ここがポイント
Function8.png
スキルがない人でも、利用できます。テーブルに直入力とか、Excelに直入力とかありえません。今、時間を要しても、正しいデータベースを作成するために、入力フォームは作成すべきなのです。言い換えるなら、システムを作成する人は、だれもが利用できるように、心血を注ぐべきなのです。

そして、もう1つは、作成者が、退職したとしても、メンテナンスができるようにしておくことなのです。

動画とブログでわかりやすくExcelとACCESSを紹介しています

まとめ

今回は、私のサンプルファイルの使い方も含めて、記事を書きました。

VBAのスキルを上げたい人に向けて、記載しているのではありません。

VBAを知ることによって、自分がやりたいことをできるようにするために発信をしています。

それが、競馬であれ、実務であれ、動機は関係ありません。

少しの自信でも、それが、大きな飛躍になるかもしれません。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。

今回のサンプルファイルは、ありません。

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