ACCESSで確定申告に使う 入金 出金を管理 その4 現金出納帳を作成

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

今回は、上の記事の続きになります。

今回は、現金出納帳を作成したいと思います。

青色申告になりますと、現金出納帳を作成しなければなりません。

現金出納帳(げんきんすいとうちょう)は、会計帳簿の一つで、現金の入出金の明細を管理・記録する帳簿。別名「金銭出納帳」。補助簿の中の補助記入帳の一つだが、重要な帳簿であり作成することが必要となる。 小遣い帳は現金出納帳を単式簿記で表したものである。

現金出納帳とは

今回のお題

 

今回の必要な知識

今回のお題
  • 現金出納帳を作成する
今回の必要な知識
  • ACCESSでテーブル作成
  • DSUM関数
  • NZ関数


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現金出納帳

現金出納帳の重要な原則があります。

出金と、入金の合計が、決してマイナスになってはいけないという原則です。

これは、簿記の知識が必要になってきます。

これは、ACCESSでマイナスになった瞬間にエラーを返すような事はできません。

しかし、マイナスになってはいけないという原則を覚えておきましょう。

現金出納帳のテーブルを作成 作業手順 その1 通常のテーブルを作成


 

今回のお題
  • ID オートナンバー型
  • 日付 日付/時刻型
  • 入金 数値型
  • 出金 数値型
  • 概要 短いテキスト型

数値型を設定したときは、規定値が設定されます。


この場合ですが、数値型のフィールドが空白になると、すべて、0が表示されます。

現金出納帳を作成する場合は、空白にすべて0が表示されます。

場合によっては、データベース自体が見にくくなります。


規定値は、空白にしておきましょう。

現金出納帳のテーブルを作成 作業手順 その2 現金出納帳のクエリを作成

クエリを作成する理由は、DSUM関数を利用するためです。

DSUM関数に関しては、下記の記事で説明しています。

Excelバージョンも説明していますが、Excelの場合は、SUMIF関数のほうがメジャーかもしれません。

クエリの作成は、ウィザードでも作成できますが、私は、クエリデザインから作成しています。


クエリデザインをクリックします。


MT_現金出納帳を選択して、追加します。

その後、テーブルの表示を×閉じします。


このような図で、クエリは完成します。

現金出納帳のテーブルを作成 作業手順 その3 DSUM関数を設定

DSUM関数をクエリに設定します。


ACCESSの考え方として、入金の合計から、出金の合計を除算したものが、残高になります。

Excelのように、セル毎に計算することはできません。

 

入金と出金の合計をクエリで表現する
  • 入金の合計⇒Nz(DSum(“入金”,”Q_現金出納帳”,”ID <=” & [ID]))
  • 出金の合計⇒Nz(DSum(“出金”,”Q_現金出納帳”,”ID <=” & [ID]))

DSUM(合計したいフィールド,合計したいフィールドが存在する場所,合計する条件)

最終的には、入金の合計‐出金の合計

残高: Nz(DSum(“入金”,”Q_現金出納帳”,”ID <=” & [ID]))- Nz(DSum(“出金”,”Q_現金出納帳”,”ID <=” & [ID]))

上記の式になります。

現金出納帳のテーブルを作成 作業手順 その4 DSUM関数の条件

“ID <=” & [ID]

これが難しいかもしれません。

グループ毎と思うとカンタンです。

グループ毎のときは、ID <=” & [ID](IDのグループ)と考えて、丸暗記していました。

ちなみにIDが二つありますが、[]のついている方は現在参照しているデータです。

[]が付いていない方は、フィールド名を指します。

IDが、3の時は、3以下の数値を合計するという理屈になります。

現金出納帳のテーブルを作成 作業手順 その5 現金出納帳のフォームを作成

入力フォームを作成する理由は、テーブルに直入力するのは、芳しくありません。

入力フォームを作成することで、入力ミスを減らすことができます。

入力フォームは下記のように作成します。


ここがポイント

ここがポイント
Function8.png
入合計、カウントは、最初は、どのように表現するのか分かりませんでした。
調べていくとカンタンなのですが、Excelのセル毎の合計という概念と、ACCESSの列毎に合計する概念の違いが理解できませんでした。この点もACCESSに慣れていくと理解できます。最初は辛いですが、徐々にACCESSに慣れていきましょう。

 



まとめ

簿記の知識も必要なので、私にとっては、少し難しいと思いました。

来年の確定申告に向けてがんばります。

今回のサンプルファイルは、No163です。

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