社内においては、部署間での引継があると思います。

各部署内において、引継のフォーマットがあり、引継ぐこと自体が面倒ですね。

この問題を、ACCESSを利用して、わずか3行のコードで解決します。

 

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他部署への引継は、ボタン一発で完了させる

 

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

 

以前に、自部署内での引継漏れ防止のACCESSを紹介しました。

今回は、他部署との引継をACCESSで実行したいと思います。

 

他部署との引継もACCESSが便利です。

 

ここの、問題点は、他部署の引継ぎフォーマットに、いかに合わせるかです。

 

細かいことですが、各部署には、こだわりのフォーマットがあり、少しでもずれると、怒られます。

逆に言えば、そのフォーマットさえ、合わせてしまえば、こっちのものです。

次から次へと引継は、ボタン一発で完了します。

引継を受ける部署は、パニックになることを約束します。

 

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このブログはこんな人にお勧め

今回のテーマ
  • 引継にExcelを利用しいてる人
  • Excelの共有で、毎回、Excelがぶっ壊れている人
  • 何事も、ボタン一発で解決したい人

このブログを、読み終わるころには・・・・

 

このブログの結論
社内では、細かい事でも、データベースにすべきということが理解できます。
そして、ボタン一発で転送できるので、本当に楽チンです。
特別なコードではありません。
たった3行のコードが、残業を減らします。
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ボタン一発で業務完了

 

他部署との連携には、当然ミーティングが必要になります。

 

この時のポイントは、他部署の人を、お客様と思って対応することです。

お互いの意見をぶつけても、意味はありません。

 

引継を転送する部署が、折れてください。

 

Naosuke
安心してください。あなたには、ACCESSという味方がいます

 

しっかりと事情聴取ができたら、ACCESSを作成していきます。

 

 

 

ボタン一発で業務完了 作業手順 その1 他部署との連携は難しい?

 

他部署との連携は、難しいです。

絶対と言っていいほど、フォーマットがずれています。

少しでもずれようものなら、怒られます。

もっと、仲良くできないのか?と思いますね。

赤の部分、緑の部分、茶色の部分、紫の部分を生産部から、販売部へ引継したいとします。

 

この時に、絶対にやってはいけないことは、コピペです。

確かに、コピペは便利ですが、人間がやることなので、もし、列がずれたら、情報漏洩になりかねません。

そこも含めて、全部、ACCESSが解決します。

ボタン一発で業務完了 作業手順 その2 連携専用のクエリを作成する

 

抽出条件は、生産部のデータベースに存在する、完成日に、日時が入力されていること。

引継確認ととうYes/No型の値が、Falseであること。

上記を抽出条件とします。

そして、販売部のテーブルにない項目は、クエリで作成します。

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この赤枠の中のように、記載します。

これで、クエリのみで、列単位にはなりますが、好きな文字をクエリで表現できます。

このクエリをQ_データ追加として保存します。

ボタン一発で業務完了 作業手順 その3 追加クエリを作成する

このように、追加クエリを作成します。

販売部のテーブルに追加するので、当然、販売部のテーブルを選択します。

 

赤枠の欄に、値が入っているということは、ACCESSが、生産部が作成した追加クエリと、販売部のテーブルの見出しが合っているということを表しています。

ここで終わってもいいのですが、もっと楽になる方法を考えます。

このクエリを追加Q_データ追加として保存します。

ボタン一発で業務完了 作業手順 その4 更新クエリを作成する

 

このクエリは、引継が完了した時点で、引継確認のチェックボックスにチェックを入れます。

チェックが入るとこで、転送完了としますので、ACCESSは、チェックの入ったデータを2度と抽出しません。

これも、人間がやると絶対にミスします。

でもACCSSならミスをすることはありません。

更新クエリは、本当に便利なので、ぜひ、スキルにしてください

このクエリは、更新Q_更新チェックで、保存してください。

ボタン一発で業務完了 作業手順 その5 Q_データ追加をベースにフォームを作成する

このようなフォームを作成します。

必ずデータベースは、Q_データ追加を選択してください。

 

このように一瞬で完了します。

生産部のデータが、販売部のテーブルに追加されました。

ここがポイント

ここがポイント
Function8.png
このような処理を、Excelを利用するのは、ナンセンスです。
ACCESSとACCESSを利用しているなら、絶対にACCESSで行うべきです。
ACCESSは、なんと言ってもデータベースです。
引継の内容にしても、検索することができます。
Excelのファイルを、普通、何年も保存しておくことはありません。
3年くらいで削除します。
お宝がねむっているかもしれないデータを削除なんてもったいないです。
だから、データベースに保存することが大切なのです。
動画とブログでわかりやすくExcelとACCESSを紹介しています

まとめ

 

今回の内容も、それほど難しい内容ではありません。

Excelで言うところの、SUMIFS関数くらいので難易度ではないでしょうか?

VBAは数行なので、ぜひ、みなさんの実務でも利用してみてください。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。

今回のサンプルファイルは、No263です。

毎日の業務が、3時間短縮できます

わからない事を延々と考えるのは、無駄です。

  • なんで作動かないの?
  • もうやだ!VBAなんか嫌い!
  • ネットで調べても情報がない!

必ず作動するコードが、ここにあります。

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ご視聴者からのコメント
字幕のテロップつけていただいてすごくわかりやすいです。耳が聞こえないですが、勉強になりました。ありがとうございます。

Naosuke

俺は、奢っていたな。

これから、全ての動画に字幕入れることを約束します。

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