ACCESSの主キーでリレーションを設定する

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

今回は、ACCESSのリレーションの設定について説明します。

このブログはこんな人にお勧めです。

・ACCESSの入門書を100ページくらい読んだ人
・ACCESSの基本設定であるリレーションシップが、理解できない人

ACCESSがデータ管理において、Excelと異なる点

Excelは、データを参照する場合は、VLOOKUP関数や、INDEX関数、MATCH関数を組合わせて参照します。

ACCESSはそんなことはしません。

テーブルとテーブルをつなぐだけです。


すべてのテーブルが、MYナンバーという主キーでつながれている状態です。

当然ですが、MYナンバーは、1億2,000万分の1、つまり、国民、一人一人に与えられる唯一のキーなのです。

前回、説明したとおり、重複も、空白も許されないキーなのです。

この主キーで、テーブルとテーブルをつなぐことを、リレーションシップといいます。

赤丸で囲まれた【1】は、すべてのテーブルについています。

これを、特に1対1のリレーションといいます。



リレーションを組むとなぜ、便利なのか?

リレーションを組むことで、MYナンバーで検索するだけで、すべての情報を参照できるからです。


各テーブルの情報は、上の図のようになっています。

すべてが、赤枠のMYナンバーでつながれています。


MYナンバーで検索すると、3つのテーブルの情報が芋づる式で引っ張ってきます。

レコードの追加もできない


 

社保台帳にMYナンバーを追加しようとしても、エラーが出ます。

向かって左側に【+】のマークがついています。

これは、リレーションが設定されているという意味です。

 


【+】のマークをクリックして、【-】に変更すると、リレーションが設定されているテーブルを確認することができます。

【-】の下に表示されているテーブルは、MT_MYナンバーのテーブルです。

エラーは表示されて当然

人間が出生したら、真っ先にMYナンバーに割り振られるはずです。

MYナンバーが割り振られていないということは、まだ、生存していないということです。

生存しなければ、社保台帳にも、住民台帳にも掲載されるわけがありません。

ACCESSは、1対1のリレーションの設定をするだけで、レコードさえも追加させないのです。

主キーは、ACCESSにおいては、メチャクチャ重要な役割をはたしているのです。

Aさんが、突然、上司から命令された

突然の上司からの命令
Aさんは、Aさんの上司から、管理職だけが使用できるACCESSを作成して欲しいと言われました。
情報がリアルタイムで反映することと言われました。
Aさんは、どうしたらいいでしょうか?

テーブルをリンクさせる

手順 その1


【外部データ】⇒【新しいデータソース】⇒【データベース】⇒【Access】を選択します。

手順 その2


リンクさせたいテーブルがある場所を選択しあます。

この場合は、【C:\Users\Naoki\Documents\Database2.accdb】になります。

【リンクテーブルを作成して、ソースデータにリンクする】を選択します。

手順 その3


各テーブルを選択します。

この場合は、すべてのテーブルを選択します。


テーブルの右側に矢印がつきました。

これで、テーブルがリンクされたので、リアルタイムで情報が反映されます。

管理職だけがログインできるフォルダにACCESSを保存すれば、完成です。

このようにテーブルをリンクさせることもカンタンにできます。

各省庁のデータベースは、ネットワークでリンクしていると思います。

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まとめ

このように主キーを理解すると、データベースの仕組みが理解できたような気になりませんか?

もちろん、主キーだけで、すべてを理解できるわけではありません。

しかし、これが、私は、基本中の基本だと思っています。

そして、この主キーがわかると、オートルックアップクエリが利用できるというオマケがついてきます。

そのオマケはすでに説明済なのですが、次回に、もう一度説明します。

 

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