BIGデータを、上手に利用するには、データベースの作成が必須です。

これは、PowerQuery や、Excelがいかに優れていても、ACCESSには勝てません。

その説明をしたいと思います。

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データベースを作成するには?

 

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

ACCESSって、わからない、難しい、そんなことを、よく耳にします。

もっとも、ACCESSではなく、お金があるなら、他のデータベースを利用すればいいと思います。

Excelや、PowerQueryは、整形されたデータベースを前提にしなければなりません。

 

例えば、PowerQueryを利用すると、文字の分割等は、Excelよりもはるかにカンタンです。

しかし、それは、データベースを設計するときに、分割をしておけばいいだけの話です。

 

伊川直助⇒これは、絶対にやってはいけません。

伊川 直助⇒これは、まだマシです。しかし、スペースが全角なのか、半角なのかで、SQL文が変わってきますし、入力する人が、半角、全角は気にしないと思います。

このような場合に、PowerQueryなどを利用すると、楽になるというだけです。

正しいデータ

伊川

直助

 

このように、姓と名は、絶対に分けるべきです。

伊川 直助を、分解するのは難しいですが、合体させるのはカンタンだからです。

 

このようなことを念頭において、データベースを作成すれば、その時点で、月の処理時間は、10時間は変わります。

 

余談ですが、私は、競馬はで、市販されている、4つの指数と、血統と、異常オッズ、その他の指数、約12種類を、毎週ACCSSに入力しています。

その中で、27種類の買い目を自動で作成しています。

これは、ACCESSを利用しないと無理です。

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このブログはこんな人にお勧め

今回のテーマ
  • データベースを作成したい人
  • Excelでデータ管理に限界を感じている人
  • ACCESSは、難しいと思っている人

このブログを、読み終わるころには・・・・

このブログの結論
Excelにある程度、整形されたデータがあれば、読んだ瞬間から、ACCESSを利用できると思います。
データの方、主キー、そして、オートルックアップクエリさえ、理解できれば、ACCESSの6割は理解できたと思って間違いないです。
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データベースを作成する考え方

 

私も、そうでしたが、主キーが理解できませんでした。

その書籍もそうですが、主キーの説明が、あまい!

たった1ページで、説明できるようなものではありません。

私なら、主キーの説明で、図も入れて5ページ、

主キーが設定できたら、こんなメリットがあるよっていうので、20ページ

これくらいの説明が必要です。

そして、この主キーは、マイナンバーと同じ考え方で、国家も、JRAも利用している考え方です。

25ページでも、少ないと思っています。

前回は、司法書士試験の過去問を例にしましたので、今回も、司法書士試験の過去問を利用します。

データべースを作成する 作業手順 その1 主キーを作成する

 

ここが重要です。

 

この問題を見て、何を主キーにするのかを考えます。

パッと見ると、出題31-4が主キーになりそうです。

しかし、安直すぎます。

出題31-4が、主キーになりえるか?

 

私は、主キーには、ハイフン等は付けません。

半角、全角の問題があるからです。

主キーというのは、作成する側で、絶対に統一した概念が必要です。

31-4から、これは、平成31年の4問目という意味です。

314が、主キーになりえるか?

 

では、314という主キーはダメです。

経験上、桁数は揃えましょう。

3104が主キーになりえるか?

 

3104ではとうでしょうか?

確かに、重複はしないと思います。

しかし、ダメです。

平成31年の4問目は、理解できましたが、平成31年の4問目の1番目の肢、2番目の肢と分ける必要があります。

310401では、主キーになりえるか?

 

では、310401ではどうでしょうか?

平成31年の4問目の1番目の肢という意味です。

確かに問題はなさそうです。

ですがダメです。

理由は、数字のみだからです。

数字の桁数が多くなると、扱いが不便です。

 

伊川が作成した主キー

 

H31A0401

これを主キーとして設定しました。

Aは、午前の部門という意味です。

ちなみに、午後の部門は、Pとしました。

午後の部門の平成31年の4問目1番目の肢は、H31A0401となります。

なぜ、主キーに文字を含めているのかとうと、企業が、品番、型番を作成するときに、必ずアルファベットを含めています。

これを、パックってます。

文字を絡めることによって、0が抜けていたり、主キーが、指数表示なることを防いでいるからです。

Excelに転記しても、このよに、0は抜けません。

余談

 

JRAは、レースIDを設定しています。

202203130602041101、このように、18桁の数字の羅列です。

この数字の羅列なら、ACCESSのフィールドを、短いテキスト型に変更が必要となります。

上記は、Excelですが、このような、表示なります。

しかも、文字型で、CSVファイルで出力すると、” 202203130602041101”となります。

だから、JRAは、意地悪なんですね。

1文字でも、アルファベットが絡んでいたら、もっとデータベースの作成は、楽でした。

だから、数字のみは、ダメなのです。

データベースを作成する 作業手順 その2 フィールドの設定

 

ここも重要です。

データの方を決めなければなりません。

よく利用するのは下記でしょう。

よく使うデータ型

短いテキスト

長いテキスト

日付/時刻型

Yes/No型

数値型

ここで設定するのは面倒です。

Excelを利用して作成します。

 

 

 

こんな感じで、作成します。

 

データベースを作成する 作業手順 その3 Excelを利用したフィールドの設定

 

こんな感じで、作成します。

最初から、横向きで作成すると面倒なので、縦に書き出します。

完成したら、セルの、行と列を入れ替えます

この部分を選択してACCESSへ貼り付けます。

 

ナビゲーションウィンドウのところで、右クリックで、貼り付けを選択してください。

これで完了です。

同じように設定できました。

必ず、主キーは設定しましょう。

これで、主キーを利用した、空のデータベースは完成です。

ここがポイント

ここがポイント
Function8.png
主キーと、データ型の設定が完了すると、後は、データを入力していきましょう。
このように整形しておくと、後々の業務が楽になります。
入力フォームに関しては、ブログ、動画で説明していますので、参考にしていただければと思います。
動画とブログでわかりやすくExcelとACCESSを紹介しています

まとめ

 

もっと説明したいことはあるのですが、今回はここまでにします。

次回は、入力したデータをいかに抽出するかを紹介します。

最強の検索フォームを被るかもしれませんが、是非ご期待ください。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。

今回のサンプルファイルは、ありません。

毎日の業務が、3時間短縮できます

わからない事を延々と考えるのは、無駄です。

  • なんで作動かないの?
  • もうやだ!VBAなんか嫌い!
  • ネットで調べても情報がない!

必ず作動するコードが、ここにあります。

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