上席への報告で、得意先、かつ、売上の高い商品順に報告をするということは、よくあるあるですね。

そんな時に、即興で報告できれば、あなたの株も、会社の株も上がるというものです。

そんなときに実務で利用できる技を紹介します。

ACCESSでレポートを利用するのは、たぶんこれが多い?

こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

ACCESSのレポート機能は、敬遠されがちです。

それは、レポート機能以外に、覚えることがたくさんあるからです。

レポートなんてかんけーねぇ

そう思ったあなた!

違います。

データベースから、即座に印字をしてくれるなど、身近では、ACCESSのレポート機能しかありません。

結構というか、とても便利です。

敬遠されがちなレポートを紹介します。

しかも、少しだけExcel的な考え方を入れます。

このブログはこんな人にお勧め

今回のテーマ
  • ACCESSでレポート機能を利用していない人
  • ACCESSを利用しているにも関わらず、レポート機能を勉強していない人
  • ACCESSのレポート機能なんて、必要ないと思っている人

このブログを、読み終わるころには・・・・

レポート機能が、便利だということを実感できると思います。ACCESSは、魚の鯛のようなもので、不要となる機能は1つもありません。

レポート機能は、利用しても、派手さがなく面白くありません。

しかし、重要なのは、抽出結果を、他人に報告しなければならないということです。

その点を理解すると、レポートも、あなたの心強い味方になるでしょう。

グループ毎にソートする

最初の出発点は、ここでした。

グループ毎に連番を振るみたいなことは、NET上にたくさんあります。

しかし、グループ毎にソートを検索すると、なぜか、レポートが検索にHITします。

もしかしたら、これは何かあるのではないか?

ここがきっかけでした。

まー、私の場合は、すべての動機が競馬なので、レース毎に、ソートするということを調べていたのです。

グループ毎に色を付ける     作業手順 その1 データベース確認


このようなデータベースがあります。

クラス毎、かつ、点数の高い順に並べ替えたいということです。

ちなみにクエリで実行する場合は、下記のSQL文になります。

グループ毎の点数順にソートするSQL文
SELECT *
FROM MT_点数
ORDER BY MT_点数.[クラス], MT_点数.点数 DESC;


これで私の目的は達成なのですが、レポートで実装します。

グループ毎に色を付ける     作業手順 その2 レポートで並べ替えして、降順する

グループ化をすると、上の図のようになります。

さらに点数の高い順に並べ替えします。



 


完成しました。

グループ毎に色を付ける     作業手順 その3 Excelの考え方を取り入れる


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完成形は、上の図です。

感の良い人ならわかると思いますが、グループ毎に設定するのは、結構、難易度が高いです。

タネは、奇数なら、色を付けて、偶数なら、何もしないという設定を条件付き書式で設定します。

使う関数は、Mod関数です。

MOD関数は、数値を除数で割ったときの余りを返します。計算結果は除数と同じ符号になります。

Mod関数は、ACCESSでも利用できます。

Mod関数は、1個飛ばしの足し算等に使います。

つまり、偶数は、2で割り切れるので、余りは0です。

余りの出るグループのみ色を付けます。

グループ毎に色を付ける     作業手順 その4 偶数、奇数列を作成

テキストボックスが挿入されました。

ラベルは不要なので、削除します。

テキスト33が、テキストボックスの名前です。

後で利用しますので、覚えておいてください。


 


連番が振られました。

グループ毎に色を付ける     作業手順 その5 条件付き書式で、色を設定


条件を設定するフィールドを選択します。

今回は、全部選択したいので、全選択します。






色の設定は、割愛します。

適用を押すと、条件が適用になり、グループ毎に色を付けることができました。

グループ毎に色を付ける     作業手順 その6 余談 その1

 

グループ毎に色を付ける     作業手順 その7 余談 その2

作業手順 その4を利用して、レポート内で、グループ毎に連番をカンタンに割り振れます。


ここがポイント

ここがポイント
Function8.png
何度も言いますが、レポートは、データベースに直結していて、かつ、即興で、印字できます。また、以前に紹介したレポートをPDFにするのもいいでしょう。たっている者は親でも使えではないですけど、ACCESSの基本機能を理解したうえで、他のアプリとの連携を考えましょう。

ACCESSの秘めたる力を実感できるのではないでしょうか?

動画とブログでわかりやすくExcelとACCESSを紹介しています

まとめ

これは、競馬からの発想です。

正直、会社の業務なんて、どうでもいいのです。

新しいものを入れるのは、抵抗勢力と戦うことが、必須になるので、面倒です。

しかし、競馬は別です。

私の趣味なので、常に、私自身が、効率のよいデータベースを作成する必要があります。

競馬に比べたら、会社の業務は、赤子の手をひねるようなものです。

こうしたら、もっと便利なのになと、ほくそ笑む、伊川なのでした。

今回も最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

今回のサンプルファイルは、No228です。

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