ExcelからACCESSへデータを移行する場合の注意点

こんにちは。こんにちは。伊川(@naonaoke)です。

今回は、Excelから、ACCESSへデータ移行をする際、スムーズに主キーを設定する方法を紹介します。

問題提起

阿久 世子男(アク セスオ)さんは、上司から、3年分のデータをACCESSへデータ移行するように言われました。主キーを設定しようと思いまいたが、なかなか設定できません。
調べてみると、(株)伊川 伊川(株)など、同一の会社であるにもかかわらず、社名が違っていることがわかりました。重複しているのは、100個以上あます。手動で修正しようか迷っています。
なにかいい方法はないだろうか?
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Excelのデータベースを確認


上の図のように、よく会社にある、Excelで作成したデータベースです。

なんでも登録できるのが、Excelの利点なのですが、ACCESSでデータベースを作成するようなときはダメです。

(株)伊川というのは、唯一のお客様のはずです。

もし、同一の会社名が存在するのなら、顧客番号を振る必要があります。

いずれにしても、このような同一であるにも関わらず、複数存在している会社は統一する必要があります。

Excelの関数 SUBSTITUTE関数を利用して整形する

Excelの関数で、SUBSTITUTE関数というものがあります。

今回はSUBSTITUTE関数を利用します。

今回は、(株)伊川に統一する

株式会社を(株)に変更します。


セルB1に株式会社と入力します。

セルC1に(株)と入力します。

セルD1に、=SUBSTITUTE(A1,B1,C1)と入力します。

そうすると、上の図のように変更になりました。

D列を値に変更する


D列をコピーして、値で貼ります。

俗にいう、数式を抜くといいます。

空白を取り除く

この場合もSUBSTITUTE関数を使います。


セルC1に =SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(B1,” “,””),” ”,””) という数式を入力します。

これで半角も、全角も取り除くことができました。

LEFT関数とRIGHT関数を使って、伊川を抽出する


セルD列にE列に記載されている数式を入力します。

そうすると、D列に伊川だけが抽出されます。

E列に(株)と入力して、セルF1に、=E1&D1 と入力します。

それを下にコピーします。


これが完成図です。

ACCESSに主キーを設定する


上の図のようにMT_顧客名簿を作成して、(株)伊川に、主キーを設定します。

すでに入力されているデータはどうする?


上の図のようになっている場合は、Excelのデータをそのまま貼ります。


上の図の社名変更をACCESSにそのまま貼ります。


これで完成です。

まとめ

動画では、更新クエリを使っていますが、まだ、この時点ではブログで説明していないので、

Excelのデータをそのまま貼っています。

肝心なのは、顧客データのデータベースを作成して、重複しない顧客データを作ることです。

サンプルファイルNo19はです

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